就活時には、企業と電話でやり取りすることも頻繁にあります。
しかし、私達人間は24時間常に電話に出られる状況とは限りません。
「スマホの充電が足りなかった」、「アルバイトをしていて忙しかった」、「通知に気が付かなかった」など。
電話に出られなかったのは仕方ないとして、折り返しの際はどう連絡すればいいのか悩みますよね。
普通に折り返していいのか？それとも相手から再度連絡が来るのを待ったほうがいいのかな？
そこで本記事では、就活で企業に折り返し電話するときの注意点とポイントをまとめました。
就活で企業に折り返し電話をするときの注意点
企業から電話があったとき、一般的にはなるべく早く折り返しするのがマナーです。
しかし、状況によっては折り返しするタイミングを見計らったり、少し準備を行ったりしたほうが良いこともあります。
本段落では、4つの注意点を解説いたします。
留守電やメールの有無を確認する
電話に出られなかったとき、もしかすると留守電やメールが別途入っている可能性があります。
まずは留守電やメールから確認しましょう。
なぜなら、連絡の中に「折り返し電話は不要です」と書かれていることもあるからです。
それにも関わらず、折り返し電話をしてしまうと「内容をきちんとチェックしていなかったのか？」とマイナス評価を受けかねません。
そのため、留守電やメールがあるかを確認し、入っていた場合はそちらを優先に確認しましょう。
※注意点※
「折り返し電話は不要です」 と言われたら、折り返しする必要はないでしょう。
しかし、中には「また連絡します」というような言い方をしてくることもあります。
そうした場合も、折り返ししないほうがいいのでしょうか？
向こうから連絡すると言われたら、一見折り返ししなくても良いように思えますが、こうした言い方は一種の社交辞令に過ぎません。
それに企業担当者は、多くの就活生とやり取りしているので「また連絡する」と言ったのを忘れていることも考えられます。
そのため、再度連絡するという趣旨の言い方があった場合は、こちらから折り返すといいでしょう。
電話の際はペンとメモ帳を用意する
企業が就活生に連絡する内容は、面接日程や企業説明会など、大事なことが多いです。
大事な内容を忘れないためにも、電話の際はペンとメモ帳を用意しておきましょう。
また、電話の際には「〇日に弊社に来れますか？」とスケジュールを確認してくることもあります。
すぐにスケジュール確認が行えるという点でも、手元にあると便利です。
時間を見計らう
折り返し電話をするときは、時間にも配慮する必要があります。
特に気を付けてほしいのは、始業時刻、お昼休憩、終業時刻の3つです。
まず始業時刻は、仕事開始直後ということもあり、準備でバタバタしていることがあります。
続いてお昼休憩は、昼食を食べて一息ついている時間でもあるので、電話するのはマナー的に良くないです。
そして、終業時刻は相手を残業させてしまう可能性があります。
こうした事情から、3つの時間帯には気を付けるようにしましょう。
フレックスタイムの場合は？
会社によってはフレックスタイムといって、個々の終業時間が異なるケースもあります。
そうした場合は、どうすればいいのでしょうか？？事前に調べておいたほうがいいですかね？
相手を気遣うことは大事ですが、そこまで気を遣う必要はありません。
フレックスタイムを導入しているとはいえ、基本的に会社全体の就業時刻は定められています。
例えば、「始業時刻が9時、お昼休憩が12時～13時、終業時刻が18時」の場合、これらの時間の前後にかけなければ大丈夫でしょう。
電波が安定している場所で電話する
駅のホームや車がよく通る場所は、音が大きくて相手の声を聞き取れないことがあります。
相手の声が聞き取りづらいだけではなく、自分の声も聞き取ってもらいづらくなります。
企業から電話が入っていると、「すぐに折り返ししなければ」と焦ってしまいますが、後で余計にバタバタしては意味がありません。
無理に急いでかけ直すのではなく、静かな場所に移動してからかけ直すのが無難です。
企業に折り返し電話をするときのステップ
注意点も理解いただけたところで、実際に折り返しの電話をかけます。
ただ、相手は企業の担当者なので、家族や友達感覚で電話するのはNGです。
本段落では、企業に折り返し電話するときのポイントをステップ形式で解説します。
①挨拶をして名乗る
会社に電話が繋がりましたら、まずは挨拶と名前を名乗りましょう。
以下、例文です。
「お忙しいところ恐れいります。〇〇大学□□部〇年生の△△▲▲と申します。」
恐れ入りますと一言置いてから、所属する高校or大学(学部と学年)と名前(フルネーム)を名乗ります。
後は細かい部分ではありますが、名乗る際は所属している場所(今回なら大学)から名乗るのがマナーです。
そのため、先に大学名あるいは高校名を述べてから名前を伝えましょう。
②担当者に繋いでもらう
名前を名乗ると、企業側が「どのようなご用件でしょうか？」と尋ねてきます。
そうしたとき、担当者から電話があったという趣旨を伝え、電話を交代してもらいます。
以下、例文です。
「先ほど、採用担当(人事部)の〇〇様からお電話をいただき、折り返しのご連絡をさせていただきました。ただいま〇〇様はおられますか？」
基本的には名前を伝えるのが礼儀ですが、中には名前を教えてもらっていないこともあるでしょう。
もし、名前を教えてもらっていない場合は、ご担当者様と伝えれば大丈夫です。
そうすれば、企業側があなたの情報を元に担当者を探してくれます。
③担当者に代わってもらったら再度名乗る
担当者に代わったら再度挨拶をしましょう。
以下、例文です。
「お忙しいところ恐れ入ります。先ほど〇時頃にお電話をいただきました 〇〇大学□□部〇年生の△△▲▲と申します。 先ほどは電話に出られず大変失礼いたしました。今、お時間はよろしいでしょうか？」
挨拶の際ですが、最初の時と同様に学校名から名前まで名乗り、折り返し電話であるという趣旨を伝えましょう。
これに加え、電話に出られなかったことを詫びることで、相手側には丁寧な印象を伝えられます。
また、相手側が別の用件でバタついていることもあるので、相手の都合も確認しておけば尚良しです。
④用件を伝える
相手の都合を確認して問題ないようでしたら、続いて用件を伝えます。
「〇時頃にいただいたお電話のご用件で、折り返し電話をさせていただきました。」
折り返しであるという趣旨は③の時点で伝えていますが、用件を伝える際は改めて「折り返し電話の件で・・」と伝えましょう。
重ねて伝えることで、相手側もスムーズに話に入ることができます。
⑤大事なことは復唱する
相手側が話をしてきたとき、大事な部分は復唱して確認します。
面接の日時を例に見てみましょう。
人事担当者「〇月×日、△時に当社ビル5階の受付までお越しください。」
あなた「〇月×日、△時に御社ビル5階の受付ですね。かしこまりました。」
電話で話すとき、聞き違いしてしまうことも少なくはありません。
例えば、社会人は昼の1時を13時と表現することが多く、13時を3時と聞き間違えてしまう就活生もいます。
これだと大遅刻ですね(汗)
こうしたアクシデントを起こさないためにも、復唱は大事なのです。
そのため、日程や場所など、大事な部分は細かいところまで聞き返しましょう。
また、ペンとメモ帳が手元にある場合は、メモをとることも忘れないでください。
聞き取れなかった場合は？
電波が良い場所にいても、回線の状況次第で声が聞き取れにくくなることもあります。
聞き取れなかったときは、素直に「申し訳ございません。お電話が遠いようなので、もう一度お願いいたします」と伝えましょう。
何回も聞き返すと印象が悪くなりますが、1～2回程度でしたら大丈夫なので、ご安心ください。
⑥お礼と挨拶を伝えて電話を切る
最後にお礼と挨拶を述べて電話を切ります。
「お忙しいところ、お時間をいただきありがとうございます。それでは失礼いたします。」
また、「失礼いたします」と言った後に、すぐ切ってしまう人もいますが、企業側は目上の人に当たります。
目上の人相手に先に電話を切ってしまうのは失礼な行為なので、相手側が切るのを待ちましょう。
もしもこんな事があったら・・Q＆Aで解説します！
ここまで解説した流れのように、折り返し電話が進めば特に問題はないでしょう。
しかし、中には想定外の事が起きることもあります。
本段落では、想定外の事が起きたときの対処法をQ＆Aで解説していきます。
Q：担当者が不在だった場合は？
勇気を持って折り返し電話したものの、担当者が不在のケースも珍しくはありません。
担当者が不在の場合は、いつ頃戻ってくるかを確認し、戻る時間に合わせてかけ直す旨を伝えましょう。
戻る時間が分からない場合は、「〇時頃に電話します」という旨と同時に、電話をしたということも担当者に伝えておいてもらいましょう。
これにより、あなたが電話をかけたという証拠が残ります。
では、例文を作ったので見てまいりましょう！
あなた「〇〇様は、何時頃お戻りになられますか？」
相手「すみません、こちらでは存じません。」
あなた「かしこまりました。それでは、また〇時頃に電話させていただきますので、その旨を〇〇様にお伝えいただけますでしょうか。」
また、不在ではないけど他の業務が忙しくて出られないという事例もありますが、そうした場合でも同じように伝えればOKです。
Q：企業からの連絡に気付いたのが夜遅くだった場合は？
日中に会社から連絡があったことに気が付かず、夜を迎えてしまうケースもあるでしょう。
そうした場合は、翌日の午前中に折り返し電話するのが一般的です。
あんまり遅くなってしまうと、「この子は本気でウチを志望する気があるのかな？」とマイナス評価を受ける可能性があります。
また、メールアドレスを聞いている場合は、メールで謝意を伝えておくといいでしょう。
相手への誠意を伝えることができ、「電話に気付いていないのでは？」という相手の不安を解消することにも繋がります。
以下、メールでの例文です。
「お世話になっております。
〇〇大学□□部〇年生の△△▲▲と申します。
本日は頂いたお電話に出ることができず、誠に申し訳ございませんでした。
留守番電話に気付かずに連絡が遅くなったことをお詫び申し上げます。
私の方から、明日の午前中に電話をかけさせていただきます。
お手数をおかけして恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」
これに加え、翌日折り返し電話を行う際は、以下のように伝えましょう。※担当者に繋がったタイミングで
「昨日は頂いたお電話に出られずに申し訳ございませんでした。ご連絡が遅くなったことをお詫び申し上げます。本日は頂いたお電話の件で、ご連絡させていただきました。」
まとめ
人間誰しもそれぞれの生活があるので、電話が出られないこと自体は何ら問題ありません。
大事なのは、折り返し電話を行うときのマナーです。
企業側から悪い印象で見られないためにも、本記事でお話した内容を参考にしてみてください。
